Dépense : définition, types et mode d’enregistrement des dépenses

Qu’est-ce qu’une dépense ?

Une dépense est le coût des opérations qu’une entreprise engage pour générer des revenus. Il est simplement défini comme le coût qu’il faut dépenser pour obtenir quelque chose. Comme le dit le dicton populaire, “faire de l’argent coûte de l’argent”.

Les dépenses communes comprennent les paiements des fournisseurs, les salaires des employés, les baux d’usine et l’amortissement de l’équipement. Les entreprises peuvent déduire des dépenses déductibles d’impôt sur leurs déclarations de revenus pour réduire leur revenu imposable et donc leur impôt à payer ; cependant, l’Internal Revenue Service (IRS) a des règles strictes sur les dépenses que les entreprises peuvent demander comme déduction.

Points clés à retenir

  • Une dépense est le coût des opérations qu’une entreprise engage pour générer des revenus.
  • Les entreprises peuvent déduire les dépenses déductibles d’impôt sur leurs déclarations de revenus, tant qu’elles suivent les directives de l’IRS.
  • Les comptables enregistrent les dépenses selon l’une des deux méthodes comptables : la comptabilité de caisse ou la comptabilité d’exercice.
  • Il existe deux grandes catégories de dépenses d’entreprise en comptabilité : les dépenses d’exploitation et les dépenses hors exploitation.
  • L’IRS traite les dépenses en capital différemment de la plupart des autres dépenses d’entreprise.

comprendre les dépenses

L’un des principaux objectifs des équipes de direction de l’entreprise est de maximiser les profits. Ceci est réalisé en augmentant les revenus et en maîtrisant les dépenses. Une réduction drastique des coûts peut aider les entreprises à gagner encore plus d’argent grâce aux ventes.

Cependant, si les dépenses sont trop réduites, cela pourrait également avoir un effet néfaste. Par exemple, payer moins pour la publicité réduit les coûts, mais cela réduit également la visibilité de l’entreprise et sa capacité à atteindre des clients potentiels.

Comment les dépenses sont enregistrées

Les entreprises décomposent leurs revenus et leurs dépenses dans leur compte de résultat. Les comptables enregistrent les dépenses selon l’une des deux méthodes comptables : la comptabilité de caisse ou la comptabilité d’exercice. En comptabilité de caisse, les charges sont comptabilisées au moment de leur paiement. Au lieu de cela, selon la méthode de la comptabilité d’exercice, les dépenses sont comptabilisées lorsqu’elles sont engagées.

Par exemple, si un propriétaire d’entreprise demande à un nettoyeur de tapis de nettoyer les tapis du bureau, une entreprise qui utilise la comptabilité de caisse enregistre la dépense lorsqu’elle paie la facture. Selon la méthode de la comptabilité d’exercice, le comptable de l’entreprise enregistrerait les dépenses de nettoyage de tapis lorsque l’entreprise reçoit le service. Les dépenses sont généralement comptabilisées selon la méthode de la comptabilité d’exercice, ce qui garantit qu’elles correspondent aux revenus déclarés au cours des périodes comptables.

Important

Les dépenses sont utilisées pour calculer le revenu net. L’équation pour calculer le revenu net est le revenu moins les dépenses.

Types de dépenses professionnelles

Il existe deux grandes catégories de dépenses professionnelles en comptabilité :

charges d’exploitation

Les dépenses d’exploitation sont les dépenses liées aux principales activités de l’entreprise, telles que le coût des marchandises vendues, les frais administratifs, les fournitures de bureau, la main-d’œuvre directe et le loyer. Ce sont des dépenses engagées pour les activités quotidiennes normales.

Les charges d’exploitation sont déduites des revenus pour arriver au résultat d’exploitation; le montant des bénéfices qu’une entreprise tire de ses activités commerciales directes. Les entreprises doivent gérer leurs dépenses d’exploitation pour s’assurer qu’elles maximisent leurs profits. cela se fait généralement en gardant les dépenses au minimum; cependant, réduire trop les dépenses peut réduire la productivité de l’entreprise.

Dépenses hors exploitation

Les dépenses hors exploitation ne sont pas directement liées aux activités principales de l’entreprise. Les exemples courants incluent les frais d’intérêt et autres coûts associés à l’emprunt d’argent. Ce sont des dépenses qui se produisent en dehors des activités quotidiennes d’une entreprise. Ces coûts peuvent résulter d’une restructuration, d’une réorganisation, de charges d’intérêts sur la dette ou d’inventaires obsolètes.

Les dépenses hors exploitation sont séparées des dépenses d’exploitation d’un point de vue comptable afin de déterminer combien une entreprise gagne de ses activités principales.

Considérations particulières

dépenses en immobilisations

Les dépenses en capital, communément appelées CapEx, sont des fonds utilisés par une entreprise pour acquérir, mettre à niveau et entretenir des actifs physiques tels que des biens, des bâtiments, des installations industrielles, des technologies ou des équipements.

L’IRS traite les dépenses en capital différemment de la plupart des autres dépenses d’entreprise. Alors que la plupart des coûts d’exploitation peuvent être passés en charges ou déduits du revenu d’entreprise dans l’année où ils sont engagés, les dépenses en capital doivent être capitalisées ou déduites lentement au fil du temps.

L’IRS a un calendrier qui dicte la partie d’une immobilisation qu’une entreprise peut radier chaque année jusqu’à ce que la totalité des dépenses soit réclamée. Le nombre d’années pendant lesquelles une entreprise amortit une dépense en capital varie selon le type d’actif.

Toutes les dépenses ne peuvent pas être déduites

Selon l’IRS, pour être déductible, une dépense d’entreprise “doit être ordinaire et nécessaire”. Ordinaire signifie que la dépense est courante ou acceptée dans cette industrie, tandis que nécessaire signifie que la dépense est utile pour gagner un revenu. Les propriétaires d’entreprise ne peuvent pas réclamer leurs dépenses personnelles non professionnelles en tant que déductions d’entreprise. Ils ne peuvent pas non plus réclamer des frais de lobbying, des pénalités et des amendes.

Les investisseurs peuvent se référer à la publication 535, Business Expenses sur le site Web de l’IRS pour plus d’informations.

Quels sont les exemples de dépenses ?

Des exemples de dépenses comprennent le loyer, les services publics, les salaires, les traitements, l’entretien, l’amortissement, l’assurance et le coût des marchandises vendues. Les dépenses sont généralement des paiements récurrents nécessaires à la gestion d’une entreprise.

Quels sont les types de dépenses ?

Les dépenses peuvent être classées de différentes manières. Les dépenses peuvent être définies comme des dépenses fixes, telles que le loyer ou l’hypothèque ; ceux qui ne changent pas avec le changement de production. Les dépenses peuvent également être définies comme des dépenses variables ; ceux qui changent avec le changement de production. Ceux-ci comprennent les services publics et le coût des marchandises vendues. Les dépenses peuvent également être classées en dépenses d’exploitation et hors dépenses d’exploitation. Les premières sont des dépenses directement liées au fonctionnement de l’entreprise et les secondes y sont indirectement liées.

Le salaire est-il considéré comme une dépense ?

Oui, le salaire est considéré comme une dépense et est déclaré comme tel dans le compte de résultat d’une entreprise.

La ligne du bas

Une dépense est un coût que les entreprises encourent pour gérer leurs opérations. Les dépenses comprennent les salaires, les traitements, l’entretien, le loyer et l’amortissement. Les dépenses sont déduites du revenu pour arriver aux gains. Les entreprises peuvent déduire certaines dépenses des impôts pour aider à alléger le fardeau fiscal et augmenter les bénéfices.