Qu’est-ce qu’une facture proforma ? Informations requises et exemple

Qu’est-ce qu’une facture proforma ?

Une facture pro forma est un acte de vente préliminaire envoyé aux acheteurs avant l’expédition ou la livraison de marchandises. Il décrira généralement les articles achetés et d’autres informations importantes, telles que le poids d’expédition et les frais de transport.

Points clés à retenir

  • Des factures proforma sont envoyées aux acheteurs avant l’expédition ou la livraison de biens ou de services.
  • La plupart des factures proforma fournissent à l’acheteur un prix de vente précis.
  • Il n’y a pas de directives qui dictent la présentation ou le format exact d’une facture pro forma.
  • Une facture pro forma ne nécessite que des informations suffisantes pour permettre aux douanes de déterminer les droits nécessaires sur la base d’un examen général des marchandises incluses.

Comprendre les factures pro forma

Les factures pro forma entrent souvent en jeu dans les transactions internationales, notamment à des fins douanières à l’importation. Une facture proforma diffère d’un simple devis en ce sens qu’il s’agit d’un accord contraignant, bien que les conditions de vente soient susceptibles d’être modifiées.

Les entreprises de pratiquement tous les secteurs utilisent des factures pro forma pour satisfaire leur processus interne d’approbation des achats. Les factures pro forma rationalisent le processus de vente en éliminant les allers-retours supplémentaires après la réalisation d’une vente, car toutes les conditions ont été convenues à l’avance.

La plupart des factures proforma fournissent à l’acheteur un prix de vente précis. Ils comprennent une estimation de toutes les commissions ou frais, tels que les taxes applicables ou les frais d’expédition. Bien que la facture pro forma puisse être sujette à modification, elle représente une estimation de bonne foi pour éviter d’exposer l’acheteur à des frais imprévus et importants une fois la transaction définitive.

Une entreprise peut envoyer une facture pro forma avant d’expédier les produits convenus ou avec les articles expédiés. Bien qu’il contienne les détails exacts du coût associé à la vente, il ne s’agit pas d’une demande officielle de paiement. Il n’y a pas de directives qui dictent la présentation ou le format exact d’une facture pro forma, et elle peut ou non ressembler à d’autres factures commerciales.

Si une entreprise utilise une facture pro forma pour les douanes américaines, elle doit soumettre une facture commerciale dans les 120 jours.

Information requise

Une documentation spécifique est requise avant que les marchandises puissent être dédouanées aux États-Unis. Une facture commerciale traditionnelle doit inclure des informations substantielles, telles que l’acheteur et le vendeur, une description des marchandises, la quantité, la valeur de tous les articles expédiés et le lieu de l’achat. .

Une facture pro forma ne nécessite que des informations suffisantes pour permettre aux douanes de déterminer les droits nécessaires sur la base d’un examen général des marchandises incluses. Si une entreprise utilise une facture pro forma pour les douanes, elle doit soumettre une facture commerciale dans les 120 jours.

Pourquoi utiliser une facture pro forma ?

Une facture pro forma est utilisée pour communiquer les coûts, les frais et la date de livraison prévus d’une commande ou d’un produit. Bien que non définitif, il représente une estimation de bonne foi des coûts que l’acheteur devrait s’attendre à payer.

Une facture proforma donne à l’acheteur la possibilité de négocier les conditions de livraison. Si l’acheteur n’est pas satisfait du prix, de la quantité ou du délai de livraison, il peut contacter le fabricant pour parvenir à une conclusion mutuellement satisfaisante. Bien qu’il n’y ait aucune obligation légale d’émettre une facture pro forma, c’est généralement une bonne idée car cela permet aux fabricants d’éviter les litiges au moment de la livraison.

Facture pro forma vs. Facture finale

Alors qu’une facture pro forma représente une notification préliminaire des termes d’un contrat d’achat, une facture formelle est un instrument commercial officiel qui informe le destinataire de ses obligations de paiement. Une facture formelle est généralement émise au moment de la livraison et constitue une demande de paiement par le destinataire.

Contrairement à une facture officielle, une facture pro forma sert simplement à éviter les malentendus sur le montant dû. Il est généralement délivré au moment de la passation de la commande, afin que l’acheteur puisse clarifier tout doute sur le prix ou la date de livraison.

Exemple de facture pro forma

Si les parties concernées ont déjà conclu une vente, une facture commerciale l’enregistre. Si la transaction n’a pas encore eu lieu, la société vendeuse peut utiliser une facture proforma. Une entreprise peut également utiliser une facture pro forma si les conditions du contrat de vente précisent que le paiement intégral n’est pas dû tant que l’acheteur n’a pas reçu certaines marchandises.

Un client de boulangerie, par exemple, peut s’entendre sur le prix d’un gâteau sur une facture proforma, et le boulanger livrera le gâteau une fois qu’il sera prêt. Le client le paiera lorsqu’il recevra la facture. Le montant final de la facture sera égal ou proche du montant de la facture pro forma.

Qu’y a-t-il dans une facture pro forma ?

La plupart des factures proforma fournissent à l’acheteur un prix de vente précis. Incluez une estimation de toutes les commissions ou frais, tels que les taxes applicables ou les frais d’expédition. Bien que la facture pro forma puisse être sujette à modification, elle représente une estimation de bonne foi pour éviter d’exposer l’acheteur à des frais imprévus et importants une fois la transaction définitive.

Pourquoi utilise-t-on des factures pro forma ?

Les factures pro forma entrent souvent en jeu dans les transactions internationales, notamment à des fins douanières à l’importation. Les entreprises de pratiquement tous les secteurs utilisent des factures pro forma pour satisfaire leur processus interne d’approbation des achats. Les factures pro forma rationalisent le processus de vente en éliminant les allers-retours supplémentaires après la réalisation d’une vente, car toutes les conditions ont été convenues à l’avance.

Quand les factures proforma sont-elles envoyées ?

Une entreprise peut envoyer une facture pro forma avant d’expédier les produits convenus ou avec les articles expédiés. Bien qu’il contienne les détails exacts des coûts associés à la vente, il ne s’agit pas d’une demande officielle de paiement. Il n’y a pas de directives qui dictent la présentation ou le format exact d’une facture pro forma, et elle peut ou non ressembler à d’autres factures commerciales.

En quoi une facture commerciale est-elle différente d’une facture pro forma ?

Une facture commerciale traditionnelle doit inclure des informations substantielles telles que l’acheteur et le vendeur, une description des marchandises, la quantité, la valeur de tous les articles expédiés et le lieu de l’achat. Une facture pro forma ne nécessite que des informations suffisantes pour permettre aux douanes de déterminer les droits nécessaires sur la base d’un examen général des marchandises incluses. Si une entreprise utilise une facture pro forma pour les douanes, elle doit soumettre une facture commerciale dans les 120 jours.

La ligne du bas

Une facture pro forma est un document préliminaire qui décrit les conditions de vente lors de la passation d’une commande. Bien qu’elle ne soit pas définitive, une facture pro forma doit fournir à l’acheteur une compréhension claire des conditions de vente, y compris le prix, la date de livraison et les éventuels frais supplémentaires. Cependant, ils sont moins officiels qu’une facture officielle, qui est normalement émise au moment de la livraison.