Remboursement

Quel est le remboursement ?

Le remboursement est une compensation payée par une organisation pour les dépenses personnelles engagées ou les trop-perçus effectués par un employé, un client ou une autre partie. Le remboursement des dépenses d’entreprise, des frais d’assurance et des impôts payés en trop en sont des exemples courants. Cependant, contrairement à une compensation typique, le remboursement n’est pas imposable.

Points clés à retenir

  • Le remboursement est une somme d’argent versée à un employé ou à un client, ou à une autre partie, en paiement d’une dépense d’entreprise, d’une assurance, de taxes ou d’autres frais.
  • Les remboursements de dépenses professionnelles comprennent les dépenses personnelles telles que les déplacements et la nourriture.
  • Les taux journaliers sont les taux journaliers versés aux employés en remboursement de voyages d’affaires.
  • Les remboursements d’impôt sont une forme de remboursement du gouvernement aux contribuables.
  • Les organisations ont tout intérêt à s’assurer que les remboursements ne sont effectués que pour des raisons légitimes.

comprendre le remboursement

Le remboursement est le plus souvent associé aux dépenses d’entreprise. De nombreuses entreprises ont des politiques indiquant quand les employés seront remboursés pour les dépenses personnelles. Ces dépenses sont généralement liées au voyage et peuvent inclure les coûts associés aux hôtels, aux repas, au transport terrestre et aux vols (remboursement du voyage).

Les entreprises peuvent également rembourser aux employés d’autres types de dépenses, telles que le remboursement des frais de scolarité pour les cours collégiaux ou les cours de formation continue.

Les travailleurs indépendants peuvent également souvent être remboursés pour les dépenses liées à l’entreprise, et celles-ci peuvent également être déductibles d’impôt auprès de l’IRS.

Types de remboursement

Assurance

Au-delà des dépenses professionnelles, le remboursement est également utilisé dans le secteur des assurances. Lorsqu’un titulaire d’une police d’assurance maladie a besoin de soins médicaux urgents, il est peu probable qu’il ait le temps de contacter l’assureur pour déterminer dans quelle mesure la police couvre les dépenses. Le preneur d’assurance peut être tenu de payer de sa poche les médicaments, les services médicaux ou les dépenses connexes.

Alternativement, la police d’assurance peut exiger que le preneur d’assurance couvre certains frais avant de demander un remboursement. Ceci est courant dans le cas du remboursement de la condition physique. Un assureur peut rembourser jusqu’à un certain montant chaque année si l’assuré paie et participe activement à un programme de conditionnement physique dans un centre de conditionnement physique qualifié. Dans les deux cas, la partie qui a payé les débours peut demander à la compagnie d’assurance le remboursement des dépenses engagées couvertes par la police d’assurance.

Impôts

Le remboursement est également courant avec les impôts payés aux gouvernements des États et fédéral. La plupart des contribuables ont des impôts fédéraux retenus à chaque période de paie par le biais de retenues sur la paie, ce qui ne tient pas compte des crédits auxquels un contribuable peut avoir droit en raison d’autres impôts payés ou dépenses engagées. Les entrepreneurs paient leurs impôts en versements trimestriels estimés. Les remboursements d’impôts accordés au contribuable par le gouvernement sont une forme de remboursement, puisque l’argent qui est restitué au contribuable est dû à un trop-perçu antérieur.

Juridique

Un type de remboursement appelé remboursement pension alimentaire s’applique au secteur judiciaire. La pension alimentaire de remboursement est ordonnée par un juge et est un paiement effectué à un ex-conjoint en remboursement du temps et de l’argent investis dans les perspectives financières et la croissance du conjoint. Une personne dans un règlement de divorce qui a travaillé à temps plein pour subvenir aux besoins de son conjoint pendant ses études collégiales peut avoir droit au remboursement de la pension alimentaire si le conjoint a obtenu son diplôme et gagne maintenant un revenu.

Conditions de remboursement

Aux États-Unis, les entreprises utilisent souvent des tarifs journaliers créés par la General Services Administration (GSA). La GSA recueille les taux de remboursement pour diverses villes et États. L’entreprise peut également choisir d’utiliser sa propre méthodologie pour établir les tarifs journaliers en prenant le tarif journalier GSA comme référence et en l’ajustant en fonction de facteurs spécifiques à l’entreprise.

Par exemple, une entreprise peut souhaiter définir un taux de remboursement plus élevé pour les cadres ou les vendeurs qui divertissent les clients. Les entreprises peuvent également choisir de proposer aux salariés un forfait journalier.

Considérations particulières

Les organisations, qu’il s’agisse d’entreprises, d’assureurs ou de gouvernements, ont tout intérêt à s’assurer que les remboursements ne sont effectués que pour des motifs légitimes. Les employés, les titulaires de polices d’assurance et les contribuables peuvent réclamer une dépense qui n’a jamais eu lieu ou gonfler la valeur d’une dépense. Cela oblige l’organisme qui rembourse à développer des processus de contrôle interne pour tenter de détecter les demandes de remboursement frauduleuses.

Une autre situation dans laquelle une entreprise pourrait se retrouver à rembourser une dépense frauduleuse se produit dans le secteur bancaire. Par exemple, si un titulaire de compte est victime d’un vol d’identité ou d’une violation de données. Dans ce cas, la banque mènerait une enquête pour s’assurer que le compte a été compromis avant de rembourser au client les fonds retirés du compte de débit ou de crédit du titulaire du compte.

Exemple de frais remboursés

Disons que vous êtes un représentant des ventes visitant une conférence de l’industrie pour mieux comprendre l’état de l’art dans l’industrie, assister à des séminaires éducatifs et réseauter. À la suite de ce voyage approuvé, vous dépensez 300 $ de votre propre argent pour une chambre d’hôtel, 250 $ pour le transport et 100 $ pour la nourriture. Au retour de votre voyage, vous déposez une note de frais officielle auprès de l’entreprise en citant chacun de ces trois postes et en la soumettant pour 650 $ de dépenses remboursées. Ce montant apparaît avec votre prochain chèque de paie sur votre compte bancaire par dépôt direct.

FAQ sur le remboursement

Combien devrais-je être remboursé pour le kilométrage ?

En fonction de votre accord avec l’entreprise, votre employeur peut vous rembourser jusqu’à la totalité de vos frais kilométriques pour un voyage d’affaires qualifié. L’IRS a également une indemnité de kilométrage définie pour faire référence à la déductibilité des dépenses que les propriétaires de voitures encourent lorsqu’ils utilisent un véhicule personnel à des fins professionnelles, médicales, caritatives ou de déménagement. Pour 2021, l’IRS suggère de déduire 0,56 $ par mile pour un usage professionnel, 0,14 $ pour un usage caritatif et 0,16 $ pour certaines utilisations médicales et de déménagement (pour 2020, c’est 0,575 $, 0,14 $ et 0,17 $, respectivement).

Comment puis-je me faire rembourser par Medicaid ?

Chaque État administre Medicaid différemment. Certains États remboursent les patients pour les frais médicaux remboursables. Si tel est le cas, vos informations Medicaid doivent être fournies à votre médecin. Tous les fournisseurs de soins de santé n’acceptent pas Medicaid.

Comment puis-je obtenir un remboursement de mon HSA ?

Si vous engagez une dépense couverte par votre compte d’épargne santé (HSA), le coût peut être remboursé par virement électronique ou en faisant un chèque tiré sur le HSA. Vous pouvez également retirer de l’argent à un guichet automatique avec une carte de débit liée à un HSA.

Comment puis-je me faire rembourser par Medicare ?

Les débours de Medicare sont généralement remboursés lors du dépôt d’une réclamation. Vous pouvez demander à votre fournisseur de soins de santé de déposer la demande ou vous pouvez le faire vous-même. Medicare rembourse ensuite les frais médicaux directement au prestataire de services.