Réquisition

Qu’est-ce qu’une réquisition ?

Une demande fait référence au processus de demande formelle d’un service ou d’un article, généralement par le biais d’un formulaire de demande d’achat ou d’un autre document standardisé. Le processus de candidature est une méthode normalisée de suivi et de comptabilisation de toutes les candidatures présentées au sein d’une entreprise.

Points clés à retenir

  • Une demande d’achat est une demande formelle d’obtention d’un produit ou d’un service, généralement initiée par une entreprise.
  • Le processus de demande nécessite généralement l’utilisation de documents standardisés, connus sous le nom de formulaires de demande, pour conserver une piste d’audit en cours de route, bien qu’aujourd’hui la plupart d’entre eux soient des formulaires électroniques.
  • Les réquisitions sont souvent utilisées pour acheter des fournitures supplémentaires, des matières premières ou des heures de travail pour un meilleur contrôle des stocks.
  • Les systèmes Procure-to-Pay (P2P) automatisent entièrement le processus d’achat, de la demande au paiement du fournisseur.
  • Marqueur de position

Comment fonctionne une application ?

Une demande initie la demande d’une action spécifique et enregistre également cette action pour les besoins de rapports ultérieurs. Par exemple, les employés d’une entreprise utiliseraient une demande d’achat s’ils avaient besoin de fournitures supplémentaires. À une certaine époque, les demandes étaient faites au moyen de formulaires papier, mais la plupart des entreprises utilisent maintenant des processus de demande numériques qui permettent un suivi plus facile du processus, y compris la comptabilisation de l’inventaire pertinent. Ces types de demandes mettent souvent automatiquement à jour l’inventaire pour de meilleurs contrôles.

Un processus de candidature formalisé améliore l’efficacité et la responsabilité à tous les points de contact. Contrairement aux employés qui prennent les fournitures qu’ils veulent quand ils le veulent, la demande d’achat fournit une méthode plus contrôlée et documentée de gestion des stocks d’approvisionnement internes et de la demande future. Par exemple, dans la profession médicale, les médecins remplissent un formulaire de demande lorsqu’ils demandent des tests de laboratoire. Ces formulaires numériques incluent l’identification du patient et d’autres informations médicales, garantissant que les patients reçoivent les tests de laboratoire appropriés.

Formulaires de demande standardisés

Les formulaires de demande incluent généralement le nom de la personne qui fait la demande, la date de la demande, les articles demandés, la date de livraison, le lieu de livraison et le service chargé de répondre à la demande. Les formulaires comprennent également la signature de la personne qui remplit la demande et la date à laquelle elle a été remplie. Dans les grandes entreprises avec plusieurs sites et des achats centralisés, ces processus de demande sont essentiels pour maintenir la productivité des employés.

Un autre exemple de processus de réquisition se produit dans le monde de la finance lorsque des actionnaires décident de demander au conseil d’administration d’une entreprise de voter sur les résolutions proposées. Essentiellement, un processus de demande est une procédure documentée formalisée qui est essentielle pour améliorer l’efficacité dans un environnement commercial.

Demande d’achat vs bon de commande

Une demande d’achat est un formulaire interne utilisé pour acheter des biens et des services et n’a aucune obligation légale ou contractuelle contraignante. Un bon de commande est un accord contractuel que les entreprises utilisent lors de la commande de biens et de services auprès d’un fournisseur externe. Par exemple, une entreprise qui commande des fournitures dans un magasin de bureau émettra un bon de commande détaillant les articles achetés, leurs prix, les conditions de paiement, les dates de livraison et toute remise spéciale offerte pour un paiement anticipé.

Le formulaire de demande d’achat interne en entreprise s’adresse aux salariés qui souhaitent demander des fournitures pour leurs services ou pour eux-mêmes. Ces formulaires nécessitent souvent l’approbation de la direction.

Exemple de demande

Pour mieux comprendre le processus de candidature, considérons l’exemple suivant. L’équipe d’apprentissage et de développement d’une compagnie d’assurance maladie a besoin de nouveaux apports pour son programme de formation. Le chef d’équipe doit commander ces fournitures par le biais du système de commande automatisé de l’entreprise.

Le leader parcourt un catalogue et sélectionne une variété de produits pour l’équipe. Une fois le formulaire de demande rempli, il est soumis à la direction pour approbation. Le responsable examine, approuve, puis envoie la demande au service des achats.

Comme le responsable, le service des achats examine et approuve la demande. S’il y a des erreurs ou qu’il n’y a pas suffisamment d’informations incluses, la demande peut être renvoyée à l’administrateur ou au demandeur pour des mises à jour. Dans cet exemple, il n’y a pas d’erreurs ou d’omissions ; par conséquent, un bon de commande est créé pour le fournisseur. Le bon de commande répertorie les détails de la commande, tels que le type de produit et la quantité nécessaire. Une fois terminé, le bon de commande est envoyé au fournisseur pour exécution.

Le fournisseur reçoit la commande et, si elle est acceptée, contracte les produits demandés avec l’acheteur. Le bon de commande fait office de contrat. Le fournisseur livre les produits comme demandé et reçoit le paiement.

Considérations particulières

Les systèmes d’achat au paiement (P2P) rationalisent et automatisent le processus de demande et d’approvisionnement pour les entreprises. Ces systèmes traitent trois processus principaux : la demande, l’achat et le paiement. En automatisant ces processus, les systèmes d’achat au paiement augmentent l’efficacité et la précision de la comptabilité.

Les systèmes d’achat au paiement peuvent réduire les coûts d’environ 80 %.

Le processus automatisé commence par la demande. Les utilisateurs se voient présenter un catalogue de produits ou de services. Les articles sont ensuite sélectionnés et placés dans un panier. La demande est transmise à la direction pour approbation et une fois reçue, le système passe au processus d’achat, puis finalise une fois le paiement effectué au fournisseur.

FAQ sur les candidatures

Qu’est-ce qu’un bien réquisitionné ?

Les biens repris sont des biens pris par le gouvernement, comme un domaine éminent. Aux États-Unis, le cinquième amendement oblige le gouvernement à indemniser le propriétaire des biens saisis ; toutefois, il n’est pas nécessaire que le montant de la contrepartie corresponde à la pleine valeur marchande du bien.

Qu’est-ce qu’une demande d’emploi ?

Une demande d’emploi est une demande formelle d’embaucher quelqu’un pour un emploi. L’application contient les détails du poste, y compris les qualifications souhaitées du candidat, les exigences du rôle et les détails du poste. Certaines entreprises affichent également le salaire cible ou l’échelle salariale sur l’application.

Qu’est-ce que le rapprochement des demandes en comptabilité ?

Le rapprochement des demandes en comptabilité est le processus par lequel deux ensembles d’enregistrements sont comparés pour en vérifier l’exactitude, l’exhaustivité et la cohérence. La comparaison permettra d’identifier et d’expliquer les écarts. Selon les principes comptables généralement reconnus (PCGR), la méthode de comptabilité en partie double requise permet d’identifier quand et où des erreurs existent.

La ligne du bas

Une demande d’achat est une demande formelle pour un produit ou un service. Les demandes peuvent être soumises manuellement ou par voie électronique. Un processus de demande structuré améliore l’efficacité et la responsabilité. Les systèmes Procure-to-Pay automatisent entièrement le processus d’achat, de la commande au paiement, augmentant encore la précision et l’efficacité.